記錄時間、地點、項目名稱、參加人員（專家幾位、用戶評委幾位、監督人員等越詳細越好）誰主持、會議過程中誰說了那些關鍵的話，投標商做了什麼承諾等等，需要記錄。
不知道你是什麼公司，你是給自己公司買公司呢，還是找的招標代理公司呢如果是自己，儘可能多的記錄下來能記錄的東西，會後整理即可。如果是招標代理公司，會有一整套的程序和表格，包括會議記錄，當然，代理公司往往注重結果，過程可能不是很詳細。
村級邀請招標會議紀要，是村級重要文書檔案。
會議紀要要有召開會議時間、邀請招標方負責人，參加會議人員，會議議事事項、會議討論事項、邀請招標方意見，會議確認事項等內容。
會議紀錄要詳盡簡明，不遺漏重要事項等。
