划分如下：
（1）行政管理部门
“洞主”“山长”即是书院的院长，书院推崇教学与行政合一，即是书院的最高行政首脑，又是主要的讲席教师，多由当时著名的学者担任，例如：范仲淹曾经做过应天府书院的山长，主持讲席的同时，也为书院制定了一系列新的课业和管理规程。南宋的朱熹先后主持过白鹿洞书院、岳麓书院的教务，病为白鹿洞书院制定了学规。
监院，地位仅次于山长的书院职事，负责书院的行政、财务以及稽查学生的品行等工作，到了明朝以后，监院成为书院的行政首脑，而山长只负责学术和教学。
首先，管理书院的职事。
（2）教学部门
学长，相当于某门学科的教职
讲书，负责书院经书讲解
堂录，负责记录教学情况为主
（3）学生管理部门
直学，负责管理学生
掌德业薄，负责对学生德业方面的稽查
钱粮官，负责书院的出纳业务
掌书，图书管理员，负责图书的保管和借阅
书办，掌管书院各种卷宗、档案的职事
医瑜，大夫
掌祠，书院内掌管祭祀活动的职事
